Folyamatok javítása

A folyamatok javításával kapcsolatban két modellt emel ki a jegyzet:

• a folyamatjavítás 6 lépéses modelljét,
• a kaizen modelljét.

 

A folyamatjavítás 6 lépéses modellje

A folyamatjavítás 6 lépését azzal a céllal dolgozták ki, hogy általános útmutatóként szolgáljon a javítás menetét tekintve. Nem ez az egyetlen modell a problémamegoldás folyamatának leírására, sőt ennek is különböző változati ismertek. Az egyes lépések pontos megfogalmazásától fontosabb megfigyelni, hogy a PDCA alapmodelljét hogyan egészíti ki, illetve hogyan tölti fel a gyakorlatban közvetlenül használható elemekkel. A hat lépés tartalmát az alábbi bemutatásban a minőségbiztosítás eszközei adják (lásd később), ettől azonban célszerűen el lehet térni.

A folyamatjavítás 6 lépése (Tenner-DeToro, 2001)

 

Az első lépés a körülmények és kihívások meghatározása:

• a folyamat végtermékének (kimenetének) azonosítása,
• a vevők azonosítása,
• a vevői igények definiálása,
• az érintett folyamatok azonosítása,
• a folyamat felelőseinek azonosítása.
• Ezek után kerülhet sor a folyamat azonosítására, a teljesítmény mérésére, majd az okok feltárására és megértésére. A módszert szisztematikusan alkalmazott eszközök segítségével lehet végrehajtani:
• a folyamatmodellezés különböző formái segítenek leírni a tevékenységeket és kapcsolataikat,
• a teljesítmény mérésében a külső és belső vevők elégedettségének felmérése mellett műszaki mérések, minőségköltség-számítások és a statisztikai nyomon követési eszközök is fontos szerepet játszanak,
• az okok megértését az Ishikawa-féle halszálka-diagram, diagramok, hisztogramok, Pareto-elemzés és egyéb statisztikai eszközök segítik.

A folyamat ötödik lépése az új megoldások kidolgozása, amit a megoldások gyakorlatba ültetése és a sikeres alkalmazás visszamérése követ.

A japán megközelítés a kaizen aprólékos folyamatával kezeli a fejlesztéseket. A kaizen a folyamatos javítás japán eszköze, jelentése: jobb irányú változás. Lényege, hogy módszeresen és szisztematikusan kell a javítási lehetőségeket azonosítani, azokat sorrendbe állítani, megállapítani a kapcsolódó nemmegfelelőségeket és okaikat, majd intézkedni azok kijavításáról.

Az alábbi ábrán leírt folyamat mögött apró, szisztematikus és visszacsatolási pontokkal teletűzdelt tevékenységsor rejlik. A javítás folyamata akár hónapokig is eltarthat, gyors változtatásról tehát szó sincs! Ennek oka, hogy felismerték, a „hirtelen" és gyakori változások, vagy mondhatjuk úgy is, a javítási ötletek gyors és átgondolatlan bevezetése árthat (időt, pénzt emészt fel, további hibákat generál) az üzletnek.

 

Ki kell továbbá emelni a kaizen azon előnyét is, hogy az ad hoc jellegű problémamegoldással szemben nem engedi, figyelmünket például egy látványos, de kevésbé releváns probléma megoldásával kössük le, míg a fontos kérdésekkel nem foglalkozunk.

A Kaizen célja az, hogy valamennyi tevékenységben javulást érjünk el:

• egységes szempontok alkalmazásával,
• önkéntes csoportok,
• folyamatos tevékenysége révén.

 
A Kaizen folyamat főbb szakaszai (Szintay, 2005)

 

A Kaizen a javítási lehetőségek rögzítésével, leírásával kezdődik. A javítási lehetőségek azonosításában segít:

• folyamat és tevékenység elemzés,
• folyamatok és tevékenységek teljesítményének mérése,
• auditok és átvizsgálások tapasztalatainak elemzése,
• hagyományos viták és problémák,
• a jelenlegi állapot megkérdőjelezése,
• vevők szükségleteinek feltárása,
• piaci fejlesztések és versenytársi magatartás nyomon követése.

 

Definiálni kell az elérni kívánt állapotot és célkitűzéseinket. A kockázatok felvázolásával együtt ez a lépés teremti meg annak lehetőségét, hogy kiválasszuk a megoldani kívánt problémákat. A kiválasztott problémák esetében stratégiai szintű projekteket kell kezdeményezni, ami természetesen magába foglalja a szükséges erőforrások és jogosultságok biztosítását is.

 

A problémánként, esetleg problémacsoportonként indított projekt keretében fel kell tárni az összes körülményt, a lehetséges okokat. Ehhez megfelelő módszerek az interjúk, kötetlen beszélgetések éppúgy, mint a csoportos kreativitás-serkentő technikák (például brainstorming). Az okok relevanciáját tényszerű információkkal alátámasztva kell elvégezni azok elemzését és sorrendbe állítását.

 

Az okok ismerete teszi lehetővé a konkrét javítási célok megfogalmazását. A projekt következő feladata, hogy megoldást dolgozzon ki az adott problémára. A csoportmunka során eltérő megközelítések és vélemények ütközésére lehet számítani, így az objektivitás és szisztematikusság megőrzése végett rögzíteni kell a megoldási javaslatok kimunkálásának módszertani szabályait. A megoldás kiválasztása a veszélyek és korlátok számbavétele alapján történik meg.

 

A kiválasztott megoldásra vonatkozóan megvalósítási tervet (tanulmányt) kell összeállítani. Ennek értékelését már a vezetés végzi el, ahol döntés születik a gyakorlati bevezetésről. Az alkalmazás során annak hatásait folyamatosan nyomon kell követni, melyhez a projekt keretében ki kell dolgozni a figyelemmel kísérési (mérési) paramétereket és a kapcsolódó nyomtatványokat. A javítási folyamatról jelentést kell megfogalmazni és megőrizni.