A3 módszer

A Toyota az ún. A3 jelentés módszerét használja arra, hogy nyomon kövesse és dokumentálja folyamatait, minden területen. Céljait és működési logikáját tekintve hasonló a 8D módszerhez, azonban attól jóval tömörebb. Az A3 módszer a Toyota kommunikációs és prezentációs technikáinak központi eleme, több típusa létezik. Lényege, hogy egy adott kérdéshez kapcsolódó minden információnak el kell férni egy A3 méretű lap egyik oldalán, függetlenül a kérdés kiterjedtségétől és bonyolultságától. A minőségmenedzsment szempontjából a problémamegoldás A3 lapja emelhető ki.

Az A3 lapok alkalmazására praktikus okból került sor: ez volt a legnagyobb lapméret, amit faxon továbbítani lehet. Méretéből adódóan lényegre törő gondolkodást és megfogalmazást kíván, szellemisége pedig azt sugallja, hogy a lehető legegyszerűbben kell megragadni a problémák megoldását. Később 3 kulcsterületben foglalták össze, hogy hol lehet a szervezet segítségére az A3 módszer:

• problémák pontos definiálása, ami lehetővé teszi a valódi probléma megoldását és a látszatintézkedések elkerülését,
• gyökér okok meghatározása, célszerűen megválasztott technikák segítségével,
• kaizen tevékenységek, azaz a folyamatok javítása fejlesztése kis lépésekben, gyorsan és hatékonyan.

 

Az A3 lapot mindig két félre osztják, amit oszloponként fentről lefelé haladva kell kitölteni.

A3 módszer munkalapjának szerkezete (Kosztolányi-Schwanhofer, 2012)

 

Az A3 terv tartalma összhangban van a 8D-nél kifejezettel, azt nincs értelme ezen a ponton megismételni. Ma már a 8D formanyomtatványok is törekednek a tömörségre, ám az A3 módszerrel terjedt el, hogy:

• ahol lehet, vizuálisan (grafikonokkal, képekkel, ábrákkal) jelenítsük meg az ismereteket, mert azt gyorsabban feldolgozza az agyunk,
• tömör megfogalmazást kell alkalmazni, ami megjelenhet hivatkozásokban-utalásokban (amit az érintettek ismernek és elérnek), egyszavas megjegyzésekben, de legfeljebb egy mondatos kifejtésben.