A TQM három alapvető pilléren nyugszik:

1. Vevőközpontúság

A szervezet működése, folyamatai lényegében felmerülő igények és ezek kielégítésének sorozata. A szervezet célja, hogy vevői (fogyasztói) igényeket elégítsen ki termékeivel és szolgáltatásival. Ahhoz, hogy ezt megfelelően tudja megtenni, fel kell tárnia az igényeket, majd ezeknek megfelelő termékeket megtervezni, illetve előállításukhoz szükséges folyamatokat kialakítani és működtetni.

A szervezet működésében nem csak a klasszikus értelemben vett külső vevők vannak. Az összteljesítmény szempontjából a tágabb értelemben vett külső közönség igényeit is figyelembe kell venni, így például a helyi lakosság, állami hatóságok, környezetvédők stb.
A másik értelmezett vevőkör a belső vevőké. Egy-egy folyamat, részfolyamat vagy tevékenység kimenetei, termékei egy másik folyamatelem inputjai lesznek. Így a raktár belső vevője lesz a termelés-előkészítés, a piackutatásé a termelésirányítás és így tovább. A technológiai folyamatban az egymás után következő munkafázisok egymás vevői.
Ha például egy fémipari vállalat kivágógépe, mellyel táblás fémlemezekből alkatrészgyártáshoz szükséges különböző alakzatokat vágnak ki adott méretű lemeztáblák befogadására képes, akkor ezen igényét az anyagbeszerzésnek ki kell elégítenie. Ha a gép az 1m x 2m-es táblákat tudja kezelni, akkor hiába szereznek be más méretűt (esetleg akár olcsóbban is), legfeljebb új technológiai fázisok beiktatásával tud a munkafolyamat lezajlani.
Gyakori probléma, hogy a gyártási folyamatok befejezésével a csomagolás és egységcsomag-képzés nem illeszkedik a raktározási-logisztikai rendszer sajátosságaihoz. Ekkor - a nem megfelelő termékkezelésből kifolyólag - a végtermék minősége, megbízhatóságai is veszélybe kerülhet.

2. Szervezeti kultúra

A magas színvonalú minőség csak minden érintett részvételével valósulhat meg egyéni, csoport és szervezeti szinten. Szükség van a felső vezetés elkötelezettségére és aktív részvételére éppúgy, mint a dolgozók tudatos és lelkiismeretes munkavégzésére. A minőség javítása iránti szándéknak és képességnek a mindennapi kultúra részeként kell jelen lenni.
A megfelelő minőségtudat kialakításának és folyamatos fejlesztésének biztosítása a felső vezetés feladatai közé tartozik.

3. TQM eszközök célszerű alkalmazása

A TQM filozófia, mely alapján a szervezet különböző technikákat és módszereket alkalmazva igyekszik az igények minél magasabb szintű kielégítését elérni. A TQM eszközeinek sora gyakorlatilag végtelen, azonban vannak olyan általános megoldások, melyek a szervezetek széles körére adaptálhatóak.
Fontos különbség az ISO 9001:2000-hez képest, hogy a TQM nem egy auditálható-tanúsítható menedzsment rendszer, hanem egy vezetési-irányítási filozófia. A minőségirányítási rendszer tulajdonképpen a TQM megvalósításának egyik eszköze, a gyakorlatban „ugródeszkaként" említik őket.

A TQM sikerének záloga, hogy a vezetés megfelelő minőségű, mélységű és választékú eszközrendszert dolgozzon ki, vezessen be és működtessen.

A TQM totális, teljeskörű jellege az alábbiakban foglalható össze:

• kiterjesztés minden tevékenységre,
• elégedetlenség megszüntetése,
• kiterjesztés a szükséges eszközökre,
• működésbe integrált irányítás megvalósítása.