A Kézikönyv szabályozása

 

4.2 A dokumentálás követelményei

 

4.2.1 Általános előírás

 

A vállalat viszonylag alacsony állományi létszámából, tevékenységének jellegéből és a megrendelői elvárások kezelésének sajátosságai alapján egyszerű és könnyen áttekinthető dokumentációs rendszer kialakítására és fenntartására törekszik. A dokumentumok és feljegyzések kezelését a ME-4-1 - Dokumentumok és feljegyzések kezelése című eljárás írja le.

 

A Minta Kft egyedi gyártásaira projekteket indít, munkaszámmal azonosítva. A megrendelői elvárások és szabályozás projektenként meghatározott, azok a projekt dokumentációval együtt kezeltek. Kivételt képeznek a megrendelő által esetlegesen alkalmazott házi szabványok és egyéb követelmények, melyeket a megrendelő küld meg és aktualizál. Amennyiben nincs változás a házi szabványokban és egyéb követelményekben, további megrendeléseinél elfogadható, ha a megrendelő azokra hivatkozást küld.

A házi szabványok és egyéb előírások átadása a megrendelő feladata. A projektvezető ellenőrzi a követelmények meglétét, és az ügyvezetőt értesíti, amennyiben bármilyen értelmezési probléma vagy hiány merül fel. A megrendelővel az ügyvezető vagy a projektvezető tisztázza a pontos elvárásokat.

 

4.2.2 Minőségirányítási Kézikönyv

 

A Minőségirányítási Kézikönyv (MIK) A Minta Kft minőségirányítási rendszerének központi szabályozó dokumentuma. Tartalmazza:

-          a Minőségpolitikát (MIK 5.3 fejezet);

-          a Minőségirányítási Rendszer alkalmazási területét és kizárásait (MIK 1.2 fejezet)

-          a Minőségirányítási Rendszer folyamatait és kapcsolatait (MIK 4.1.2 fejezet, MIK 7.1 fejezet)

-          a Minőségirányítási Rendszerhez kapcsolódó Minőségirányítási eljárásokat (ME-4-1 - ME-8-3 fejezetek).

 

A Minőségirányítási Kézikönyv fejezetszámozása a könnyebb azonosítás és értelmezés érdekében MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány fejezeteinek számozásával összehangolt, ahol az értelmezhető volt.

A Minőségirányítási Eljárások a MIK részét képezik, külön fejezetben megjelenítve. Az eljárások a vonatkozó MIK fejezet és sorszám bontásban azonosítottak.

 

A MIK kezelésére vonatkozó további követelményeket a ME-4-1 Dokumentumok és feljegyzések kezelése című eljárás szabályozza.

 

4.2.3 Dokumentumok kezelése

 

A Minta Kft vezetősége gondoskodik arról, hogy a MIR dokumentumai:

-          egyértelműen azonosítottak legyenek;

-          kiadásuk előtt átvizsgáltak és jóváhagyottak, szükség esetén pedig aktualizáltak legyenek;

-          eljussanak az érintettekhez;

-          közül mindig csak az aktuális dokumentum alapján történjen munkavégzés;

-          körében a visszavont dokumentumok véletlen felhasználását megakadályozza;

-          olvashatók és visszakereshetők maradjanak.

 

A dokumentumok kezelését a ME-4-1 - Dokumentumok és feljegyzések kezelése című eljárás szabályozza.

 

A Minta Kft vezetősége és minden alkalmazottja köteles a legnagyobb gondossággal eljárni a dokumentumokkal kapcsolatban. Azokat vagy azok tartalmát harmadik félnek nem adják át.

 

Általánosságban az ügyvezető felelős a dokumentumok kezelésével kapcsolatos feltételek megteremtéséért. Részletes szabályozást a szakterületi szabályozások adnak.

 

4.2.4 A feljegyzések kezelése

 

A működést és az esetleges problémákat igazoló, feltáró feljegyzéseket A Minta Kft elkészíti, felhasználja és megőrzi a működés és a minőségirányítási rendszer hatékonyságának igazolására.

A gyártáshoz kapcsolódó feljegyzéseket a csoportvezetők gyűjtik össze majd adják át a projektvezetőnek, aki felhasználja és megőrzi azokat.

A minőségirányítási rendszer feljegyzéseit a minőségügyi felelős kezeli.

 

A Minta Kft által alkalmazott feljegyzések elkészítését és azok tartalmi követelményét a MIK további fejezetei és a Minőségirányítási eljárások írják elő. Ahol szabványosított feljegyzést kell készíteni, annak mintáját a vonatkozó Minőségirányítási eljárás melléklete tartalmazza.

 

A feljegyzések kezelésének részleteit a ME-4-1 Dokumentumok és feljegyzések kezelése című eljárás szabályozza.

Az dokumentumok és feljegyzések kezelésére vonatkozó (összevont) eljárás tartalma

 

1. Az eljárás célja

 

Jelen eljárás célja, hogy szabályozza a Minta Kft dokumentumainak és feljegyzéseinek kezelését. A Minta Kft szándéka, hogy dokumentumait és feljegyzéseit egyértelműen azonosítsa, ezzel biztosítva a folyamatok pontos nyomon követését és az esetleges nemmegfelelőségek okainak visszakeresését.

 

2. Az eljárás hatálya

 

Az eljárás kiterjed a Minta Kft-nél a Minőségirányítási rendszerrel kapcsolatosan használt dokumentumok és feljegyzésék körére.

 

3. Hivatkozások

 

MSZ EN ISO 9001:2009 4.2 fejezet

MIK 3. fejezet

MIK 4.2 fejezet

MIK 7. fejezet

 

4. Az eljárás leírása

 

4.1 A Minta Kft dokumentum-kezelésének általános szabályai

 

A Minta Kft Minőségirányítási Rendszerével kapcsolatban csak jóváhagyott és egyértelműen azonosított dokumentumok alapján lehet munkát végezni. A dokumentumok és feljegyzések megfelelőségéért a külső partnerek felé az ügyvezető felel.

A dokumentumok kezelésének belső szabályait a MIK 4.2 fejezete, továbbá jelen eljárás további fejezetei részletezik.

 

4.2. Dokumentumok kiadása

 

A dokumentumok jóváhagyásáról és kiadásáról általános szabályként az ügyvezető dönt, aki ezt a dokumentumokon aláírásával jelzi. Amennyiben több példány szükséges az adott dokumentumból, elegendő egy példányt, az ún. mesterpéldányt aláírni.

Ahol nem az általános szabályt kell alkalmazni, ott a MIK vagy a Minőségirányítási Eljárások azt egyértelműen jelölik.

A Minőségirányítási Kézikönyv, benne a Minőségirányítási eljárások, továbbá a Munkautasítások esetében a dokumentumok felügyelt példányokhoz elosztási lista is tartozik. Ez egyértelműen jelöli:

 

4.3 Dokumentumok visszavonása és aktualizálása

 

Amennyiben egy dokumentum tartalma megváltozik, a kiadás felelősének gondoskodni kell arról, hogy azt visszavonják.

A több példányú dokumentumok másolatait a visszavonás után meg kell semmisíteni, hogy azok véletlen felhasználását elkerüljék. A visszakereshetőség érdekében azonban a mesterpéldányokat meg kell őrizni, rajtuk minden oldalon piros színnel egyértelműen jelölve a visszavonás tényét „ÉRVÉNYTELEN" felirattal, a visszavonás idejét, továbbá a visszavont dokumentumot aláírással kell ellátni.

A minőségirányítási rendszerhez kapcsolódó dokumentumok visszavonását a minőségügyi felelős intézi és szignálja, majd a mesterpéldányokat elkülönítve tárolja. A visszavont dokumentumokról a minőségügyi felelős időrendi listát vezet, jelölve a dokumentum azonosítóját, megnevezését, hatálynak kezdetét és végét.

A gyártási dokumentumokat visszavonásuk után a projektvezető a projektmappában tárolja.

 

A MIK-et érintő változások esetén a fejezet új változatának kiadása esetén a „Változat:" megjelölésnél eggyel növelt azonosítót kell megadni.

 

Amennyiben a dokumentumot új verzió váltja fel, a jelen eljárás 4.2 fejezetében foglaltaknak megfelelően gondoskodni kell azok kiadásáról, továbbá gondoskodni a változások átvezetéséről minden kapcsolódó dokumentumban.

 

4.4 A dokumentumok tárolása

 

A dokumentumok tárolási helyei lehetnek:

- irodahelyiség

- csoportvezetői helyiség az üzemben

- alkalmazottaknak kiadva;

- gépek oldalára rögzítve.

- számítógépen rögzítve.

 

Az irodahelyiségben a dokumentumokat mappákba rendezve tárolja a Minta Kft. A mappákat feliratozással kell ellátni, ami egyértelműen utal a benne elhelyezett dokumentumokra és feljegyzésekre. Minden mappa tartalomjegyzéket vagy listát tartalmaz az elején, ami egyértelműen azonosítja a benne elhelyezett tartalmat.

Az üzem területén - amennyiben arról eltérő utasítás nem rendelkezik, illetve nem az éppen végzett munka dokumentumáról van szó - zárható szekrényben tárolják a dokumentumokat. A dokumentumok állagmegóvásáért minden alkalmazott közösen felel.

A munkavégzéshez kiadott dokumentumok használatáért és megóvásáért az alkalmazottak felelősek. Ezek a dokumentumok a munkadarabokkal együtt mozognak. Nélkülük munkafázist megkezdeni nem lehet. Hiba, hiányosság esetén az alkalmazott kötelessége a csoportvezetőt értesíteni, aki a projektvezetővel konzultálva pótolja a hiányosságot.

 

A Gépnaplók (D8) (jelen eljárás 4.6.6. fejezet) a gépekhez rögzítettek.

 

4.5 Elektronikus dokumentumok kezelése

 

Az elektronikus dokumentumok esetében azok elkülönített mentéséről kell gondoskodni, lehetőség szerint pedig vonatkozási helyükön nyomtatva is megőrizni azokat. Amennyiben a nyomtatott dokumentáció értelmezése megkövetel nem nyomtatott dokumentumokat is, azok elérhetőségére egyértelmű hivatkozást kell elhelyezni.

 

4.5 Feljegyzések kezelése

 

A Minta Kft feljegyzéseit - akár formalizáltak, akár szabad formátumúak - egyértelműen azonosítani kell legalább a készítőjének nevével (és aláírásával), a készítés dátumával és a téma meghatározásával.

A vállalat feljegyzéseinek készítését és tárolásuk szabályait a MIK, továbbá a Minőségirányítási Eljárások feljegyzések készítését előíró pontjai szabályozzák.

A feljegyzések selejtezéséről az ügyvezető dönt. A feljegyzéseket meg kell őrizni addig, amíg az adott munkával, szerződéssel kapcsolatosan A Minta Kft felelősséggel tartozik külső partnerei felé, de - egyéb jogszabályi előírás hiányában - legalább 5 évig.

 

4.6 Egyes dokumentumok és feljegyzések speciális sajátosságai

 

4.6.1 Minőségirányítási Kézikönyv

 

A Minőségirányítási Kézikönyv (MIK) a Minta Kft minőségirányítási rendszerének központi szabályozó dokumentuma.

A MIK oldalai fejléccel vannak ellátva, amely tartalmazza:

 

A MIK-hez fedőlap készül, amely tartalmazza a vállalat és a dokumentum megnevezését, a használó megnevezését továbbá a használatra vonatkozó egyéb előírásokat.

A MIK-hez tartalomjegyzék készül, ami felsorolja a fejezeteket és hatályba lépésük dátumát.

A Minőségpolitika kezelését a MIK 5.3 fejezet, a minőségcélok kezelését a MIK 5.4.1 fejezete szabályozza.

 

A MIK-ből az ügyvezető utasítására és engedélyével felügyelt példányokat kell és nem felügyelt másolati példányokat lehet készíteni. Felügyelt példánnyal rendelkezik:

A mesterpéldányt a minőségügyi felelős kezeli és őrzi meg. A nem felügyelt példányokon egyértelműen jelölni kell, hogy azok csak a nyomtatás (kiadás) napján érvényesek. Tartalmi-értelmezési problémák esetén a mesterpédány tartalma irányadó.

 

4.6.2 Minőségirányítási eljárások

 

A Minőségirányítási Eljárások a MIK részét képezik, azon belül külön fejezetben helyezkednek el.

 

4.6.3. Megrendelői és gyártási dokumentumok

 

A megrendelői dokumentumok, ide értve az ajánlatkéréseket, ajánlatokat, megrendelési szerződéseket és gyártási dokumentációkat, továbbá a megrendelői házi szabványait, rajzait és utasításait az ügyvezető, a projektvezető és a minőségügyi felelős kezeli.

A projektekhez kapcsolódó megrendelői dokumentumokat a projektvezető tárolja a projektmappában.

A gyártási dokumentumok kezeléséről a MIK 7. fejezete és a kapcsolódó szabályozás rendelkezik.

 

4.6.4 Munkautasítások és munkaköri leírások

 

A Minta Kft munkautasításain és munkaköri leírásain keresztül szabályozza a munkavégzési tevékenységeket. A munkautasításokat a technológus készíti el, majd az ügyvezető hagyja jóvá.

 

A vállalat Munkautasítást az alábbi terükletekre dolgozott ki és alkalmaz:

MU-1 - Megmunkálás esztergagépen

MU-2 - Megmunkálás marógépen

MU-3 - Megmunkálás fúró-maróművön (horizont)

MU-4 - Megmunkálás fúrógépen

MU-5 - Megmunkálás sík és furatköszörűn

MU-6 - Lakatos tevékenység

MU-7 - Hegesztési tevékenység

MU-8 - Minőségellenőrzési tevékenység

 

 

A munkautasításokat a MIK-nél is alkalmazott fejléccel kell ellátni, ami tartalmazza a munkautasítás azonosítóját, megnevezését, a kidolgozó és jóváhagyó nevét és aláírását, a hatályba lépés idejét, az oldalszámot és a változat számát.

 

A Munkautasításokat a vállalat külön mappában gyűjti össze, ami listát tartalmaz a benne elhelyezett dokumentumok azonosítójáról, megnevezéséről és hatályának idejéről. A munkautasításokról másolati példányt kell őrizni az üzemben. A dokumentumok elérhetőségéről az üzemben a csoportvezető köteles gondoskodni. A munkautasítások tartalmát belső képzés keretében ismerik meg az alkalmazottak.

 

 

A Munkaköri leírások egy példányát a munkavállalók megkapják, továbbá tájékoztatást kapnak annak taralmáról, amit a munkaköri leírás vállalati példányán aláírásukkal igazolnak.

 

4.6.5 Gépnaplók

 

A Gépnaplók (D8) elkészítése a technológus feladata, jóváhagyása az ügyvezetőé. Rögzíteni kell benne a gépek azonosítóját, leírását, szerszámait, biztonsági utasításait és karbantartási tervét is. A dokumentumhoz mellékelt (feljegyzés) tartozik, ahová fel kell jegyezni a géppel kapcsolatos eseményeket. A gépnaplóhoz tartozó feljegyzések kezelése a technológus feladata, aki a gépek állapotáról, helyzetéről a vezetőségi átvizsgálások alkalmával beszámol.

A gépnaplókat D8/sorszám (3 számjeggyel) módon azonosítja a vállalat.

 

4.6.6 Egyéb szabványok és dokumentumok, jogszabályi követelmények

 

Jelen eljárásban vagy a MIK-ben nem szabályozott estei vagy egyedi dokumentumok és szabványok kezeléséről az ügyvezető köteles gondoskodni a jelen eljárásban rögzített általános szabályok betartásával, illetve a megrendelő igények kielégítését szem előtt tartva.

 

A jogszabályi követelményeket az ügyvezető követi nyomon és kezeli a MIK 2.1 fejezetében foglaltaknak megfelelően.