Dokumentálás
Tananyag
Dokumentum és feljegyzés
A dokumentum és a feljegyzés a minőségirányítási rendszerrel kapcsolatosan megjelenő információk két alapvető formája. A szabvány dokumentumkezelésre vonatkozó szakaszának megfogalmazása szerint a feljegyzések a dokumentumok sajátos típusát jelentik. Mindkettő lehet papír alapú, vagy akár elektronikus is, formai megkötöttség nincs. Különbséget az alábbiak szerint kell tenni közöttük:
- a dokumentum valamilyen kötelezettséget ír elő,
- feljegyzés valamilyen eseményt, történést rögzít.
A gyakorlatban nem mindig könnyű elhatárolni a dokumentumokat a feljegyzésekből, azok keveredhetnek is. Az audit eltérés-jelentési lapja (találkozhatunk vele nemmegfelelőségi jelentés néven is) például feljegyzi a tapasztalt nemmegfelelőségeket, ugyanakkor „előírja" azok kijavítását is.
A dokumentálás alapvető célja, hogy ellenőrizhetővé, nyomon követhetővé és visszakereshetővé tegye a működést.
ISO 9001 menedzsment modell
A minőségirányítás működési modellje mentén ez nem jelent mást, mint a vevői elégedettség biztosítása érdekében azonosítható legyen, mely területen mi történt. Cél, hogy reklamáció, hiba esetén az okok feltárhatók és megszüntethetők legyenek, így azok ismételten ne forduljanak elő.
A dokumentálásnak nem az a célja, hogy személyes felelősségeket tudjunk keresni, hanem hogy bizonyítsuk, a rendszerünk képes a vevői igényeket kielégíteni!
Tananyag
Dokumentációs rendszer hierarchiája és mérete
Az ISO 9001 szerinti minőségirányítási rendszer dokumentációs rendszerének váza egy piramisként ábrázolható.
Minőségügyi dokumentációs rendszer hierarchiája
A piramis csúcsán a minőségpolitika áll, ami átfogóan szabályozza a szervezet működését (külön foglalkozunk a rá vonatkozó követelményekkel).
A Minőségirányítási Kézikönyvet kötelező elkészíteni. Ez tartalmazza:
- a szervezet vagy érintett egység bemutatását,
- a sajátos, szervezetnél értelmezett fogalmak magyarázatát,
- a minőségirányítási rendszer alkalmazási területét, beleértve bármely kizárás részletezését és indoklását,
- a minőségirányítási rendszerben kialakított dokumentált eljárásokat vagy az azokra való hivatkozást, és
- a minőségirányítási rendszer folyamatai közötti kölcsönhatások leírását.
A második szint a dokumentált eljárásokat tartalmazza. Ezekre kézikönyvet nem kötelező készíteni, önálló dokumentumként vagy a Minőségirányítási Kézikönyv részeként is megjelenhetnek. A szabvány bizonyos területeken előírja a kötelező írásba foglalást, legtöbbször azonban csak szabályozást ír elő (ez nem azonos a dokumentált szabályozással!).
A harmadik szint a munkautasítások és ellenőrzési utasítások szintje. Az utasítások az elvégzendő feladatok egy személyre vagy munkakörre lebontott részei. Az utasítások kidolgozása alapvetően nem a minőségirányítási rendszerhez tartozik, hiszen az általában a működés szabályozásának része. Biztosítani kell azonban, hogy az utasítások egyértelműek és meghatározottak legyenek, így illeszkedjenek az azonosítás, nyomon követés és visszakereshetőség követelményeihez.
A negyedik szint a bizonylatok szintje. Ezek a napi munkavégzés során keletkeznek, néhány kivételtől (például audit eltérés-jelentése) eltekintve nem a minőségirányítás során keletkeznek (például számlák, raktári nyilvántartás stb.). Ugyanakkor ez a szint biztosítja a felső vezetés számára a minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos döntések információit is.
A minőségirányítási rendszer dokumentációjának terjedelme szervezetenként eltérő lehet attól függően, hogy milyen
- a szervezet mérete és a tevékenységek típusa,
- a folyamatok bonyolultsága és kölcsönhatásai, valamint
- a munkatársak felkészültsége.
Átgondolnadó
A dokumentáció lehet néhány oldal összesen (ez persze szélsőséges eset), vagy rúghat több ezer oldalra is. Például egy 50 fővel, egy telephelyen működő vállalat, nem túl széles termékkínálattal és tevékenységi körrel a Minőségirányítási Kézikönyvét és eljárásait, utasításai elkészítheti 100-200 oldal terjedelemben. A következőkben példaként bemutatott, 10 fős vállalkozás szabályozása 80 oldal terjedelmű.
A dokumentációs rendszer kiterjedtségére vonatkozó követelményeket könnyen elfelejtik a rendszerépítés során. Gondoljuk át a következőket:
-
Vállalatunk napszámosokat foglalkoztat gyümölcsszedésre. Mindenki számára belső képzést tartunk, feljegyzésekkel, továbbá kisebb „kézikönyvet" (munkautasítást) adunk át az elvégzendő munkáról?
- Írni-olvasni nem tudókat foglalkoztatunk. Segítünk nekik a termék-összeállítási utasításokkal?
- Vegyipari vállalkozásunk van. Az operátorokra bízzuk, melyik vegyszerből mennyit öntsenek össze?
- Minden dolgozónk saját használatú laptopot kap, amit otthon és a cégnél is használnak, közös hálózatra csatlakozva. Van értelme szabályozni, ki mit mikor telepíthet a gépekre?
Ha megválaszoljuk a fenti - vagy a gyakorlatban előkerülő hasonló - kérdéseket, új megvilágítást kap a dokumentációs rendszer ésszerű méretének problémája!
Tananyag
Minőségpolitika, minőségcélok
A minőségpolitikára vonatkozó követelmények, hogy:
- megfeleljen a szervezet céljának,
- tartalmazza a követelmények teljesítése és a minőségirányítási rendszer eredményességének folyamatos fejlesztése iránti elkötelezettséget,
- keretet adjon a minőségcélok kitűzéséhez és átvizsgálásához,
- a szervezeten belül közzé legyen téve és megértsék azt, valamint
- átvizsgálása megtörténjen a folyamatos megfelelőség érdekében.
A minőségcélok biztosítják a minőségirányítási rendszer dinamizmusát. A minőségpolitikával összhangban kell kidolgozni őket, kiterjedve a minőségirányítási rendszerre és a termékre vonatkozó követelmények teljesülésére is. A célokat a szervezet minden érintett funkciója és szintje számára ki kell dolgozni. Követelmény továbbá, hogy a minőségcélok mérhetőek legyenek.
Az ISO 9001 nem azt kéri, hogy minden érintett számára saját célokat dolgozzanak ki, ez egy több ezer fős szervezet esetében nehezen is kivitelezhető. A lényeg, hogy olyan minőségcélokat tűzzenek ki, amihez minden érintett hozzá tud járulni.
Tananyag
Dokumentumok és feljegyzések kezelése
A minőségirányítási rendszer előírt, megkövetelt dokumentumokat a szervezetnek ellenőrzés alatt kell tartani. Dokumentált eljárást kell kialakítani, amely meghatározza a szükséges szabályozást a következőkre:
- a dokumentumok kiadás előtti jóváhagyása a megfelelőség érdekében,
- a dokumentumok átvizsgálása, szükség esetén naprakésszé tétele és ismételt jóváhagyása,
- gondoskodás arról, hogy a dokumentumok változásai és aktuális kiadási állapotuk azonosított legyen,
- gondoskodás arról, hogy az alkalmazandó dokumentumok megfelelő változatai rendelkezésre álljanak a felhasználási helyeken,
- gondoskodás arról, hogy a dokumentumok olvashatók és könnyen azonosíthatók maradjanak,
- gondoskodás arról, hogy a külső eredetű dokumentumok, amelyeket a szervezet úgy határoz meg, hogy szükségesek a minőségirányítási rendszer tervezéséhez és működéséhez, azonosítottak legyenek, és elosztásuk felügyelt legyen, valamint
- az elavult dokumentumok véletlen használatának megakadályozása és megfelelő azonosítás alkalmazása az ilyen dokumentumokon, ha bármilyen célból megőrzik azokat.
A feljegyzések kezelése kapcsán a szabvány előírja, hogy a követelményeknek való megfelelés és a minőségirányítási rendszer eredményes működésének bizonyítására készített feljegyzéseket felügyelet alatt kell tartani. Dokumentált eljárást kell kialakítani a feljegyzések azonosításának, tárolásának, megóvásának, előkeresésének, megőrzésének és selejtezésének szabályozására.