Az audit tervezése
Tananyag
Az audit megtervezése és előkészítése az audit céljának, ezáltal pedig a követelményeinek meghatározásával kezdődik. Le kell határolni az audit terjedelmét és határait a földrajzi elhelyezkedés, a szervezeti egységek, a vizsgálandó folyamatok és az audit időintervalluma tekintetében. A határok meghatározásának szerepe van a követelmények pontos meghatározásában, továbbá az auditot végző csoport összeállításában. Fontos megjegyezni, hogy a fenti kérdéséket az auditot kérő határozza meg!
Az auditot végző feladata, hogy meghatározza az audit megvalósíthatóságát:
- elegendő szakmai és szervezeti információ áll-e rendelkezésre az audit további tervezéséhez,
- megfelelő-e az auditált együttműködése,
- rendelkezésre állnak-e a szükséges időbeli és személyi erőforrások.
Az audit megvalósíthatósága esetén a következő feladat az audit-csoport összeállítása és a csoportvezető auditor kijelölése. A feladat méretétől és összetettségétől függően lehet, hogy egy auditor látja el az összes tevékenységet. A csoport kialakításakor figyelemmel kell lenni:
- audit céljának megfelelő szakismeret és követelményismeret (szabvány) megléte,
- az auditcsoport tagjai hatékonyan tudjanak együtt dolgozni,
- auditorok függetlensége biztosítható legyen,
- nyelvi, szociális és kulturális kérdések kezelhetőek legyenek (több multinacionális vállalat esetében a minőségügy munkanyelve hazánkban is angol),
- audit területe, földrajzi elhelyezkedése, időtartama alapján elvégezhető legyen.
A csoportvezető auditor speciális felelősséggel bír a munka során:
- meghozza a döntéseket az audit során, kivéve, ha nem regisztrált vezető auditorról van szó,
- elkészíti az audittervet, mely az audit lebonyolításának menetrendje,
- meghatározza az auditcsoporton belüli munkamegosztást,
- felkészíti, majd koordinálja a csoportot,
- előkészíti és ellenőrzi az audit munkadokumentumait,
- eljár a csoport képviseletében,
- kapcsolatot tart az auditálttal, jelentéseke tesz neki,
- elkészíti az audit jelentését.
A beosztott auditorok felelőssége a csoportban való együttműködésre, és szűkebb feladatuk magas színvonalú ellátására terjed ki.