A helyszíni audit előkészítése
Tananyag
A megfelelő helyi (szervezeti) ismeretek megszerzése alapvető követelmény az auditorokkal szemben, hiszen csak így tudnak szakmailag megfelelően megalapozott véleményt alkotni a minőségirányítási rendszer megfelelőségéről az audit során. A szervezetspecifikus információk megszerzésére a helyszíni audit lefolytatása során - az időbeli és személyi korlátok miatt - nincs lehetőség, ezeket előtte kell megtenni.
Fontos szabály, hogy az audit során a tevékenységek, folyamatok valós menetét kell megvizsgálni, tehát az auditnak kell a munkamenethez igazodni és nem fordítva. Ha például egy üzem 6 órától 14 óráig dolgozik, ott 15 órakor az audit már nem tud megállapítani semmit. A munkaidőn belül is a folyamatokhoz kell igazodni. Ha ennél a szervezetnél az anyag-kivételezés 9 óráig lezajlik, és az audit tárgyát képezi, akkor vizsgálatára ebben az időszakban kell sort keríteni.
A helyszíni audit előkészítése a kapcsolatfelvétellel kezdődik. Az audit vezetője (vagy a regisztrált vezető auditor) személyesen vagy telefonon megkeresi az auditált képviselőjét (az e-mail például nem tekinthető a legjobb megoldásnak, személytelensége miatt). A kapcsolatfelvétel célja, hogy:
- kommunikációt alakítsanak ki a szervezettel, így esetleges aggályaikra, kérdéseikre választ tudjanak adni az auditorok,
- információkat szerezzenek az audit lehetséges időpontjáról, az auditálandó szervezet termékeiről, méretéről és más, auditterv összeállításához szükséges tényezőről,
- megegyezzenek az auditált részéről részt vevőkről, kísérőkről, tolmácsokról stb.,
- bekérjenek az audit során megvizsgálandó dokumentumokat.
Ha a megkeresés személyes, akkor még több esély van a félreértések tisztázására, az audit menetének megbeszélésére és a kellő bizalom kialakítására.
Belső auditok esetében a kapcsolatfelvétel lehet informális jellegű, funkciójából azonban akkor sem veszíthet.
Az előkészítés következő feladata a dokumentáció átvizsgálása. A cél annak megállapítása, hogy a dokumentáció mennyiben felel meg a követelményeknek. Az auditor alapvetően az alábbi dokumentumokat vizsgálja át (az audit tárgyához és területéhez illeszkedően másokat is, belső és részleges audit esetében pedig a szakterületi dokumentumokra koncentrálva):
- nyilatkozat a minőségpolitikáról és minőségcélokról,
- minőségirányítási kézikönyv,
- kötelezően előírt eljárások,
- olyan dokumentumok, melyekre a szervezetnek szüksége van (munkautasítások, eljárások, folyamatleírások stb.),
- előző audit-jelentések.
Tananyag
Munkadokumentumok
A fentiek alapján az auditor elkészíti az audit térképét és menetrendjét, az audittervet. Ez tartalmazza az audit területét (folyamatok, üzemek, követelmények) és időbeli beosztását. Szükség esetén tartalmazza a résztvevő személyeket, az audit nyelveit, utazás kérdéseit és egyéb információkat.
Az auditterv mellett egy másik fontos dokumentum az auditprogram, mely egy szervezet adott időszakra vonatkozó auditjainak összefoglalója.
El kell készíteni az audit munkadokumentumait, közöttük a vizsgálati eljárások leírását, a véglegesített audittervet, a bizonyítékok rögzítésére szolgáló formanyomtatványokat és az ellenőrző listákat. Utóbbi értékes segítség az audit egzakt lefolytatásához. Segíti az auditort a megfelelő felkészülésben, az audit ütemének és témáinak irányításában, a kellő mélység és a teljesség biztosításában. Ugyanakkor formanyomtatványként is funkcionál a tapasztaltak feljegyzésére. Az ellenőrző listákon rögzítve, vagy a nélkül az egyes szabványpontokhoz kötődően számos kérdés merülhet fel a szervezet tevékenysége, mérete és jellege alapján. Néhány alapvető auditkérdést foglaltunk össze az alábbi táblázatban.