Audit fogalma
Tananyag
Az audit auditbizonyítékok nyerésére és ezek objektív kiértékelésére irányuló módszeres, független és dokumentált folyamat annak meghatározására, hogy az auditkritériumok milyen mértékben teljesülnek.
Az audit fogalmának megértéséhez tisztázásához meg kell ismerkedni a definícióban foglalt további fogalmakkal is:
- Az auditkritérium előirányzatok, eljárások vagy követelmények összessége, azaz minden olyan előírás, szabvány, szabály, kézikönyv stb., amit viszonyítási alapként használunk (másképpen fogalmazva aminek a teljesülését vizsgálni akarjuk).
- Az auditbizonyíték az auditkritériumokra vonatkozó, ellenőrizhető feljegyzések, ténymegállapítások vagy egyéb információ. Az auditbizonyítékok lehetnek dokumentumok, feljegyzések, adatbázisok, de szóbeli információk és a helyszíni bejárás során tapasztaltak is. Az auditbizonyítékok szerepe, hogy objektív módon igazolja a követelmények (kritériumok) teljesülését.
Az audit módszeressége azt jelenti, hogy meghatározott szabályok és folyamat alapján kell végrehajtani. Erre vonatkozóan az ISO 19011 szabvány ad iránymutatást.
Az audit szervezeti és személyi szereplői a következők:
- audit ügyfele: auditot kérő szervezet vagy személy
- auditálás alatti szervezet: az a szervezet, amelyet auditálnak. Az audit ügyfele és az auditálás alatt álló szervezet gyakran egybeesik, azonban nem szükségszerűen! Egy vállalatcsoportban például az anyavállalat kérheti a leányvállalt auditálását.
- auditor és auditcsoport: az auditor az a személy, akinek megvan a felkészültsége audit elvégzésére. Szükség esetén több auditor dolgozik az auditon, akár szakterületi szakértő bevonásával. Ilyen esetekben auditcsoportról beszélünk.
Az audit tervezéséhez két fogalom kapcsolódik (később visszatérünk még rájuk) az auditprogram és az auditterv. A két fogalmat azért kell kiemelni, mert a működő rendszerekben gyakran felcserélik őket.
- auditprogram: egy meghatározott időtartamra tervezett, meghatározott célra irányuló egy audit vagy több audit együttese. Az auditprogram tartalmazza az auditok tervezéséhez, szervezéséhez és elvégzéséhez szükséges összes tevékenységet.
- auditterv: egy audittal kapcsolatos tevékenységek és intézkedések leírása, azaz az audit ütemterve.
Tananyag
Az auditálás lényege
Az audit szó eredeti jelentésében hallgatást, meghallgatást jelent. (Gondoljuk évégi, mit jelentett a középkorban a királyi audiencia!) A mai auditokban a „hallgatás" azt jelenti, hogy az auditnak nem feladata a folyamatok átalakítása, a beavatkozás. Ez csak a vezetőség feladata lehet. Az audit egy eszköz a vezetőség kezében arra, hogy megállapítsák az eltervezettek vagy követelmények beteljesülését, betartását.
Az audit nem hibákat keres. Eredménye azonban az, hogy rámutatva a működés kritikus pontjaira segíti a vezetőséget a javító intézkedések bevezetésében.
Az ISO 9001-ben az auditálás (a szabvány felülvizsgálatként vezeti be) mellett egy másik fontos eszközről már szót ejtettünk. Ez az eszköz a vezetőségi átvizsgálás. Nem szabad összekeverni őket, mert bár tárgyuk - a minőségügyben - a minőségirányítási rendszer, más céllal alkalmazottak.
Az audit hatékonyság-központú, azaz a követelmények betartásának hatékonyságát, megfelelőségét vizsgálja. A vezetőségi átvizsgálás hatásosságot vizsgál. A vezetőségnek azt kell megállapítani segítségével, hogy a minőségirányítási rendszer mennyire szolgálja a vállalati érdekeket.