Rendszerépítés és felkészülés a tanúsításra
Tananyag
A minőségirányítási rendszer kiépítésének és tanúsításának folyamata az alábbi főbb lépésekben zajlik le:
1. Vezetőségi elhatározás
A minőségirányítási rendszer nem épülhet ki a szervezet felső vezetésének támogatása nélkül, a vezetés rendelkezik ugyanis a szükséges erőforrások fölötti rendelkezési joggal. A vezetői elhatározásra általában vezetőségi értekezlet keretében kerül sor, ahol kijelölik a minőségirányítási rendszer felelős vezetőjét is. Döntenek továbbá:
-
a minőségirányítási rendszer kiterjedése (mely egységek, folyamatok kerüljenek szabályozás alá és melyeket zárják ki);
-
önálló rendszerépítés és tanácsadó bevonásának kérdése;
-
rendszerépítés főbb mérföldköveinek és határideinek kijelölése;
-
egyéb személyi és pénzügyi vonatkozású kérdések.
Tananyag
2. Helyzetfelmérés és értékelés
A rendszerépítés következő lépése egy helyzetanalízis elvégzése. Ez ki kell, hogy terjedjen a rendszerépítéshez rendelkezésre álló erőforrásokon túl a működési folyamatok lebonyolítására és szabályozottságára, az érintett személyzet összetételére és a menedzsment rendszer sajátosságaira.
Külső tanácsadó bevonása esetén ez egy általában egy kérdőív kitöltésével, vezetői interjúval és üzemlátogatással történik, és megelőzi, megalapozza a rendszerépítési ajánlatadást.
Tananyag
3. Oktatás és képzés
A lehető leghamarabb meg kell kezdeni a személyzet felkészítését a minőségirányítási rendszer működtetésére. A vezetőknek és a dolgozóknak egyaránt el kell magyarázni, hogy milyen előnyökkel jár a rendszer, továbbá milyen új feladatokat fog jelenteni. Külön oktatni szükséges a minőségirányítási rendszer dokumentációjának kezelését. A rendszer bevezetése egyfajta szervezeti változás, így vele szemben minden szinten várható ellenállás. Ennek kezelését nagyban elősegítik az oktatások.
Külön képzésre szokták küldeni a szervezetek minőségirányítási vezetőiket, illetve tervezett belső auditoraikat. A belső képzések jelentős részét a későbbiek folyamán ők szokták elvégezni.
Az oktatások és képzések az irányítási rendszert építése és működtetése során végigkísérik. A folyamatban előrehaladva ezek kulcsterületei:
- minőség fogalma és szerepe a szervezeti működésben,
- a minőségirányítási rendszerben betöltött szerepek és feladatok,
- minőségirányítási technikák,
- folyamatszemlélet,
- a rendszer auditálása és a tanúsítási folyamat,
- a minőség dokumentálása.
Az oktatások és képzések lebonyolításáról, valamint az azokon résztvevőkről nyilvántartást kell vezetni. A rendszeres képzések mellett új dolgozó belépése, vagy más munkakörbe való áthelyezés esetén a megfelelő képzésekben kell az illetőt részesíteni.
Tananyag
4. Folyamatok feltérképezése
A minőségirányítás lényegi eleme, hogy vevői igényeket kielégítő folyamatokat működtessenek. Az ISO 9001 előírása, hogy azonosítani kell a működés folyamatait, valamint azok kapcsolatait, kölcsönhatásait.
A rendszerépítés szempontjából két alapvető út járható:
- ideált folyamatok felvázolása, és a működés ezekhez való igazítása;
- a jelen folyamatainak leírása, majd későbbi továbbfejlesztése.
Az első megoldással gyorsan lehet áttekinthető szabályozást alkotni, fennáll azonban annak a veszélye, hogy a gyakorlat nem fogja a leírtakat követni. A második megoldás során kritikus tényező, hogy a folyamatjavítás milyen súllyal lesz majd jelen.
A folyamatok - akár többszintű - modellezését számítógépes szoftverek segítségével végzik el, így lehetőség van a változások gyors és egyszerű átvezetésére, valamint hatás-elemzésére is. A folyamatok feltérképezésére és elemzésére számos módszer és eszköz áll rendelkezésre, ezek bemutatása azonban nem a tankönyv feladata.
Tananyag
5. Dokumentáció elkészítése
Az ISO 9001 szerinti minőségirányítási rendszer több dokumentum meglétét követeli meg. Ezek egy része szabályozó jellegű, mások a működés eredményei. A szabályozó jellegű dokumentumok közül kiemelhető:
- szabvány előírásai alapján kötelező eljárások kidolgozása,
- a rendszerben írásban szabályozni kívánt (vevői igény-kielégítésre hatással bíró) eljárások és folyamatok és kapcsolataik leírása, rögzítése (szövegesen és esetleg folyamatábrák segítségével),
- szervezet-specifikus minőségirányítási kézikönyv összeállítása,
- a működési dokumentumok szabványosított formáinak gyűjteménye (iratminta-tár jelleggel).
A szabályozó jellegű dokumentumokat dátummal, a készítő nevével és aláírásával, az elfogadó-elrendelő vezető (legfelső vezető) aláírásával, valamint az egyértelmű azonosítást és aktualitást biztosító jelöléssel kell ellátni. Azok módosulása esetén az új változatot el kell látni az azonosítókkal, eljuttatni az érintettekhez, továbbá gondoskodni arról, hogy a korábbi változat visszavonásra (részben archiválásra, részben megsemmisítésre) kerüljön.
Tananyag
6. Belső audit lefolytatása
A rendszer szabványnak való megfelelésének ellenőrzését belső auditok lebonyolításával már a rendszerépítés során meg lehet (vagy kell) tenni. Ha a rendszerépítés egy éven túl tart, akkor bizonyosan szükség lesz rá. A belső auditot az ISO 9001 szabvány előírásai alapján kell elvégezni és dokumentálni. Az audit során feltárt esetleges nem-megfelelőségek (szabványkövetelmény nem, vagy hiányos tejesítése) megszüntetéséről intézkedni kell.
Tananyag
7. A tanúsító audit lefolytatása
Ha a szervezet úgy véli, hogy elkészült minőségirányítási rendszere, akkor a vezetés kapcsolatba lép valamelyik tanúsító szervezettel. Árajánlatot kérnek a tanúsítási folyamat lefolytatására, és megegyeznek annak időpontjában. Lehetőség van előaudit kérésére, melynek célja, hogy külső szakértőkkel előzetesen átvizsgálva megállapítsák a minőségirányítási rendszer megfelelőségét. Az audit lefolytatása a fejezet későbbi részében kerül részletesen kifejtésre.
A tanúsító audit eredményeképpen az auditorok javaslatot tesznek a tanúsítás kiadására, melyet a tanúsító szervezet ad ki számukra a regisztrációs díj megfizetése után.
A tanúsítványt általában magyar és angol nyelven kapják meg a szervezetek. Ezen fel van tüntetve:
- szervezet neve és székhelye,
- tanúsító adatai,
- a tanúsítás kiadásának dátuma,
- lejáratának dátuma,
- a szabvány, mely alapján a tanúsítás történt,
- tanúsított területek (és kizárások).
A tanúsítvány bizonyítja, hogy a szervezet minőségirányítási rendszere megfelel a szabvány előírásainak. Feljogosítja a szervezetet arra, hogy kommunikációjában (például levélpapírján, szervezeti reklámjaiban stb.) feltüntesse, hogy tanúsított irányítási rendszerrel rendelkezik, így versenyelőny-szerzési potenciált ad.
Tananyag
8. A rendszer folyamatos működtetése és a tanúsítás fenntartása
A tanúsítás lefolytatása a minőségügyi rendszer belső működése szempontjából nem hoz fordulópontot, hiszen az auditot már működő rendszeren végezték el. A rendszert a szabvány előírásai alapján tovább kell működtetni, elvégezni a belső auditokat, majd egy év elteltével a felülvizsgálati auditot. 3 évente a tanúsítást megújító auditra kerül sor. A tanúsítás fenntartása díjköteles.
Ha a rendszer felépítésében, a bevont területekben jelentős változás állt be (például új üzemet építettek fel, melyet be kívánnak vonni a rendszer hatálya alá), akkor tanúsítási auditot kell kérni.
A rendszer működésének hatásosságát rendszeres vezetőségi átvizsgálások kertében kell a felső vezetésnek ellenőrizni.