A helyszíni audit lefolytatása
Tananyag
Nyitó értekezlet
A helyszíni audit nyitóértekezlet megtartásával kezdődik. Ezen:
- bemutatkoznak a résztvevők,
- megerősítik az audit célját és területét,
- megerősítik a bizalmat az auditorok és az auditált között,
- megerősítik az audit lefolytatásának feltételeit, erőforrások rendelkezésre állását,
- tisztázni az auditált esetleges kérdéseit,
- bemutatják és tisztázzák, esetleg pontosítják az audittervet (ha a munkamenetben valamilyen kisebb változás állt be, ami érinti az audit menetét),
- bemutatják a kísérőket és auditorokat egymásnak.
Belső audit esetében a nyitó értekezlet kevésbé hivatalos formában is megtartható, el azonban nem hagyható! Az értekezletről jelenléti ívet kell vezetni.
Tananyag
Bizonyítékok gyűjtése és megállapítások
A nyitóértekezlet után kezdődik a szűkebb értelemben vett helyszíni audit. Az auditor megkeresi a célterület vezetőjét, interjúkat készít a munkavégzőkkel, megvizsgálja a folyamatokat, összességében objektív bizonyítékokat gyűjt. Az audit során az auditor feljegyzéseket készít. Fontos, hogy az auditor sohasem mozoghat kísérő nélkül az audit során. Ő segíti egyrészt a szervezetnél való eligazodásban, továbbá munkabiztonsági és egyfajta tanú-szerepet is betölt.
Ha több auditor dolgozott, akkor a helyszíni bejárás után, illetve több napos eljárás esetében naponta legalább egyszer megbeszélést tartanak. Az audit végén áttekintő megbeszélés következik, ahol:
- áttanulmányozzák a csoporttagok jegyzeteiket,
- áttekintik ellenőrző listáikat,
- összegyűjtik megállapításaikat és bizonyítékaikat,
- döntenek az esetleges nem-megfelelőségekről,
- javító intézkedések munkadokumentumait kitöltik.
A nem-megfelelőségek két fő csoportba sorolhatóak:
- enyhe nem-megfelelőség,
- súlyos nem-megfelelőség.
Enyhe nem-megfelelőség kerül megállapításra, ha egy folyamat működésében vagy az irányítási rendszerben hiányosságok mutatkoznak, ám azok nem veszélyeztetik jelentősen azok működőképességét. Súlyos a nem-megfelelőség, ha:
- teljes fennakadás van egy folyamat vagy a rendszer működésében,
- teljes mértékben hiányzik a rendszerből valamely szabvány-követelmény,
- több olyan kisebb (enyhe) hiányosság van a rendszerben vagy a folyamatokban, melyek együttesen már jelentősek,
- a nem-megfelelőség veszélyt jelenthet a szervezet termékének minőségére.
A nem-megfelelőségről javító intézkedési dokumentumot állítanak ki, mely tartalmazza az észlelt tényeket, a nem-megfelelőséget, a bizonyítékok felsorolását és a vonatkozó követelmények előírásait. Ez a dokumentum szolgál a javítás jelentésére is.
Súlyos nem-megfelelőség esetén a tanúsítvány nem adható ki, illetve ki nem javítása estén visszavonásra kerül (felülvizsgálaton). Ha egy enyhe nem-megfelelőséget nem javítanak ki a következő auditig, az onnantól súlyosnak számít.
Az auditor tehet észrevételeket, melyek pozitív vagy negatív tartalmú megállapítások, de valamilyen okból kifolyólag nem rögzítik nem-megfelelőségi dokumentumon. Ilyen lehet a szervezet jó gyakorlata, mely segítheti más folyamatok működését, aggodalomra okot adó tények, melyek később komolyabbá fordulhatnak stb.
Tananyag
Záró értekezlet
A helyszíni audit záró-értekezlettel ér véget, melyről feljegyzés és jelenléti ív készül. Ezen a fórum prezentálja az auditor:
- megismételve az audit célját, területét,
- a csoport döntését (tanúsítvány kiadására tesz-e javaslatot; második fél általi audit esetén együttműködést fenntartják-e),
- a minőségirányítási rendszer erősségeinek összefoglalását,
- a nem-megfelelőségeket és azok magyarázatát,
- a javítást leíró és igazoló dokumentum kezelésének módját elmagyarázzák és aláíratják a képviselővel (ami nem kötelező, azonban hiányában is érvényes),
- észrevételeit.