A minőségköltségek néhány gyakorlati problémája
Előismeret
A minőség költségeinek pontos meghatározása sokszor lehetetlennek tűnő feladat. Hogyan tudjuk megmondani, hogy a termékek élőállítása és a szolgáltatások nyújtása során felmerül költségek közül melyek és milyen mértékben sorolhatóak ide? Vannak egyértelműen megragadható elemek, mint például a minőségirányítási rendszer kiépítése során felmerült tanácsadói díjak, a kifejezetten minőségügyi képzésekre kifizetett összegek stb. A képzések kapcsán ugyanakkor hogyan lehet és kell figyelembe venni a képzések miatti kieső idők okozta veszteségeket, vagy az új megoldások begyakorlási ideje alatt felmerülő teljesítmény-visszaeséseket?
Ha egy berendezést vásárolok, mellyel csökkenteni tudom a selejtek arányát, akkor annak ráfordításaiból mi számít minőségköltségnek? Lehet a teljes összeg, vagy egy másik, hasonló funkciót ellátó berendezés árán felüli összeg.
Számos olyan egyéb kérdés merül fel az anyagok, az irányítás, az adminisztráció terén is, melyek nem egyértelműen definiálhatóak.
Az alapvető probléma abból adódik, hogy a vállalati gyakorlatban elterjedt, illetve a számviteli törvényben is rögzített elszámolási rendet
- elsősorban költségnem típusú elszámolás,
- csak a külső teljesítményeket veszi figyelembe,
- a szervezetek közötti kapcsolatokat, társüzemi szolgáltatásokat nem veszi figyelembe,
- a kalkulációs sémákhoz igazodó nyilvántartás, illetve
- egyszintű költséghelyi (szervezeti egységi) megjelenítés jellemzi.
A minőségbiztosítási tevékenységek költségeinek számbavételénél az ellentmondások abból adódnak, hogy egyidőben kell figyelembe venni azt, hogy a
- minőségbiztosítási tevékenységeket különböző egységek, szervezetek hajtják végre,
- egy-egy szervezet más típusú (nem minőségbiztosítási) tevékenységeket is végrehajt,
- egy-egy minőségbiztosítási tevékenység különböző erőforrásokat (anyag, bér, eszköz, stb) használ fel.
Ahhoz tehát, hogy minőséggel kapcsolatos költségeinket fel tudjuk tárni, nyilvántartani, elemezni és ez által a döntéstámogatás szolgálatába állítani, a következőkre kell tekintettel lenni:
- Egyértelműen definiálni kell, hogy az adott szervezetnél mit tekintünk minőségköltségnek. A szervezet tagjai számára a meghatározásokat ismertté és elfogadottá kell tenni, hiszen csak így biztosítható az egységes szemléletmód.
- A definíciók szervezetenként eltérő tartalmúak és mélységűek lehetnek a méret, tevékenység bonyolultsága és sokrétűsége, valamint a személyi állomány felkészültsége függvényében.
- Ki kell alakítani a megfelelő nyilvántartási hátteret. A költségnemenkénti csoportosítás nem képes nyomon követni sem a termékeket sem a szervezet folyamatait, legalább költségviselő-költséghely megosztást kell alkalmazni.
A nyilvántartási háttér kialakításához hozzátartozik a megfelelő formanyomtatványok és az azokat kezelő informatikai rendszer kidolgozása is.
Ki kell alakítani és a gyakorlatba átültetni a szervezeti céloknak megfelelő adatfeldolgozási és elemzési-értékelési módszereket, melyek alapján a mérések összehasonlíthatóvá válnak. A minőségköltségek elemzése alapján jobbító beavatkozásokat kell kezdeményezni, majd ezek eredményét visszamérni. E nélkül a költségek gyűjtése és kimutatása felesleges tevékenység. Érdekeltté és elkötelezetté kell tenni a szervezet minden szintjét és tagját a minőségköltségek optimalizálásában, melynek eszközei:
- hatáskör-átruházás a döntések meghozatalához;
- egyértelmű felelősségi viszonyok kialakítása;
- motivációs-ösztönző rendszer működtetése.