A PDCA elv ­- és látni fogjuk, hogy alapvetően a teljeskörű minőségmenedzsment (TQM) - lényege a folyamatos javítás meghonosítása a vállalatnál. Azaz szakadatlanul keresni, azonosítani és realizálni kell azokat az akciókat, amivel gyorsabbá, hatékonyabbá, eredményesebbé tehető a működés.

A KAIZEN a folyamatos javítás japán eszköze, jelentése: jobb irányú változás. Lényege, hogy módszeresen és szisztematikusan kell a javítási lehetőségeket azonosítani, azokat sorrendbe állítani, megállapítani a hibákat és okaikat, majd intézkedni azok kijavításáról.

Első ránézésre bonyolult megközelítésnek tűnhet, azonban belátható, hogy csak így biztosítható a legmegfelelőbb megoldások megtalálása. A „hirtelen" és gyakori változások, vagy mondhatjuk úgy is, a javítási ötletek gyors és átgondolatlan bevezetése árthat (időt, pénzt emészt fel, további hibákat generál) az üzletnek.

 

A KAIZEN célja, hogy valamennyi tevékenységben javulást érjünk el:

 

Az ad hoc jellegű problémamegoldás hátránya az lehet, hogy erőinket egy aktuálisan kevésbé releváns helyzet megoldásával köthetjük le, míg fontosabb kérdésekkel nem foglalkozunk. A KAIZEN folyamat logikáját mutatja az alábbi ábra:

KAIZAN (összefoglaló)

 

A KAIZEN szerinti javítás rögzítésével, leírásával kezdődik. A javítási lehetőségek azonosításához információt szolgáltat:

 

A sikeres javításhoz definiálni kell az elérni kívánt állapotot és célkitűzéseinket. A kockázatok felvázolásával együtt ez a lépés teremti meg annak lehetőségét, hogy kiválasszuk a megoldani kívánt problémákat. A kiválasztott problémák esetében stratégiai szintű projekteket kell kezdeményezni, ami természetesen magában foglalja a szükséges erőforrások és jogosultságok biztosítását is.

KAIZAN (2)

 

A problémánként, esetleg problémacsoportonként indított projekt keretében fel kell tárni az összes körülményt, a lehetséges okokat. Ehhez megfelelő módszerek az interjúk, kötetlen beszélgetések éppúgy, mint a csoportos kreativitás-kiaknázó technikák (például brainstorming). Az okok relevanciáját tényszerű információkkal alátámasztva kell elvégezni azok elemzését és sorrendbe állítását.

KAIZEN (3)

Az okok ismerete megalapozza a konkrét javítási célok megfogalmazását. A projekt következő feladata, hogy megoldást dolgozzon ki az adott problémára. A csoportmunka során eltérő megközelítések és vélemények ütközésére lehet számítani, így az objektivitás és szisztematikusság megőrzése végett rögzíteni kell a megoldási javaslatok kimunkálásának módszertani szabályait. A megoldás kiválasztása a veszélyek és korlátok számbavétele alapján történik meg.

 

A kiválasztott megoldásra vonatkozóan megvalósítási tervet (tanulmányt) kell összeállítaniuk. Ennek értékelését már a vezetés végzi el, ahol döntés születik a gyakorlati bevezetésről. Az alkalmazás során annak hatásait folyamatosan nyomon kell követni, melyhez a projekt keretében ki kell dolgozni a megfigyelési-mérési paramétereket és a kapcsolódó nyomtatványokat. A javítási folyamatról jelentést kell megfogalmazni.

 

KAIZEN vagy KAIRYO?

 

A részletesen bemutatott KAIZEN javítás:

 

Időben ábrázolva a teljesítményszint alakulását mindez a következőt jelenti:

KAIZEN javulás

A KAIRYO-típusú javítás a jelentős befektetéssel történik, lényege a nagy lépésekben történő javítás. Míg a KAIZEN esetében a javulás folyamatos, itt az újabb ráfordításig a teljesítmény, a fejlettségi szint nem változik:

KAIRYO javulás

A gyakorlatban a két módszer ötvözésével, kombinált alkalmazásával lehet hosszú távon sikeres működést elérni. Az időszaki nagybefektetések mellett a folyamatszemléletű megközelítés és problémaorientált gondolkodás nagyban elősegítheti a fejlődést. Az ábrák összehasonlításával látható, hogy a három megoldás egységnyi ráfordítással (itt időben) milyen mértékű fejlődés érhető el:

 

"Kombinált" javulás