Alapelvek és személyi követelmények
Tananyag
Alapelvek
Az auditálással kapcsolatosan öt alapelvet fogalmaztak meg:
1. Etikus viselkedés elve: bizalmon, tisztességen, titoktartáson és diszkréción kell alapulnia az auditor eljárásának;
2. Tárgyilagos prezentáció elve: az audit megállapításait igazságosan, pontosan és teljes körűen kell rögzíteni és közölni. Az esetleges eltérő véleményeket, értelmezéseket (az auditorok között, valamint az auditorok és auditált között) a későbbi problémák elkerülése végett rögzíteni kell.
3. Kellő szakmai gondosság elve: megfelelő szakmai hozzáértésen alapulva, gondosan kell eljárni. Így biztosítható, hogy a megállapítások helytállóak és támadhatatlanok legyenek, továbbá a beléjük vetett bizalom fennmaradjon.
4. Függetlenség elve: az auditoroknak semmilyen felelőssége vagy befolyása nem lehet az adott szervezetnél, szervezeti egységnél, folyamatban vagy termékkel kapcsolatban.
5. Bizonyítás elve: az audit megállapításai olyan információkon kell, hogy alapuljanak, melyek igazolhatóak, bizonyíthatóak. Feltételezésnek helye az audit kapcsán nincs.
Tananyag
Az auditor jellemzői
Az auditor nem lehet egy elefántcsont-toronyban élő elméleti tudós, hanem a szakmai gyakorlatot behatóan ismerő személy. Az auditori ismeretanyag az alábbiakban foglalható össze:
- minőséggel kapcsolatos fogalmak, technikák és módszerek,
- az auditálással összefüggő szabványokban és joganyagokban megjelenő szabályozások,
- iparági szakmai ismeretek,
- auditált szervezet termékei és folyamatai.
A külső auditor az auditált szervezettel kapcsolatos ismereteket mindig az adott auditra való felkészülés során tudja megszerezni a szervezet dokumentumainak átvizsgálásával, interjúkkal vagy más módon. Egyre elterjedtebb, hogy az Interneten keresztül (is) tájékozódnak a szervezetről.
Az auditorokkal szemben támasztott követelmények között az alábbi személyes tulajdonságokat fogalmazták meg:
- nyitott gondolkodásmód,
- diplomatikusság,
- jó megfigyelőkészség,
- jó ítélőképesség,
- kitartás,
- határozottság,
- magabiztosság,
- becsületesség,
- pártatlanság,
- diszkréció.
A személyes tulajdonságok meghatározó jelentőségűek az audit megfelelő színvonalú lebonyolítása, valamint az auditorok, tanúsítók és tanúsított szervezetek között. A nyitott gondolkodásmód elengedhetetlen ahhoz, hogy az auditor megértse és átlássa a szervezet működésének sajátosságait és problémáit, valamint utóbbiak megoldási módjait. A diplomatikus viselkedés, a diszkréció és becsületesség a zálogai annak, hogy az audit objektív módon a szabványoknak való megfelelést vizsgálja, és mentes legyen a személyeskedésektől, valamint a belsős információk ne szivárogjanak ki. A szervezetre vonatkozó információk bizalmas kezelése nem csupán etikai szabály, azt a szerződésekben külön szokás kikötni. A jó megfigyelőkészségre és ítélőképességre azért van szükség, mert számos olyan eleme van az auditnak, melyre később visszatérni már nem lehet. A határozottság, magabiztosság és kitartás biztosítják, hogy minden lényeges problémát megvizsgáljon az audit.
A pártatlanság mind a belső, mind a külső auditorok esetében alapvető követelmény. Az auditor saját munkáját, vagy irányítása, befolyásolása alá eső területeket nem auditálhat!
Előismeret
Etikai szabályok
Az auditori viselkedésre vonatkozóan a szervezetek elkészítették saját etikai szabályaikat. Az IATCA Viselkedési Kódexe az alábbiakat fogalmazza meg:
1. Mindig professzionálisan, pontosan és elfogulatlanul kell dolgoznom.
2. Törekednem kell az auditori szakma presztízsének növelésére.
3. Segítenem kell a velem együtt dolgozó vagy beosztott munkatársakat a vezetési, minőségügyi és auditálási ismereteik gyarapításában.
4. Nem szabad ellentétet és rivális érdekeket képviselnem és fel kell tárnom az ügyfelek vagy munkaadóm előtt olyan kapcsolataimat, amelyek befolyásolhatják döntéseimet.
5. Semmilyen információt nem szabad közölnöm az auditokról, csak ha azt írásban engedélyezte az auditált és az auditáló szervezet.
6. Nem fogadhatok el semmilyen juttatást, jutalékot, ajándékot vagy egyebet az auditált szervezettől, annak alkalmazottaitól vagy bármely érdekelt féltől.
7. Nem szabad olyan hamis vagy félrevezető információt adni, ami veszélyeztetné az auditok tisztességét és az auditorok regisztrációjának hitelét.
8. Nem szabad olyan módon viselkedni, ami aláásná az auditorokat regisztráló szervezet jó hírét vagy az auditori regisztrációt és a kódex megsértésének gyanúja esetén együtt kell működni az eset kivizsgálásában.